Sanctions Officer
Deutsche Bundesbank, Merkblatt zur Einhaltung von Finanzsanktionen, Stand: Juli 2021
Contents
A. Geschäftsorganisation, Internes Kontrollsystem (IKS) und Interne Revision
1 Verantwortung
Um die Finanzsanktionen effektiv einzuhalten, ist eine klare Definition und Abstimmung von Prozessen und den damit verbundenen Aufgaben, Kompetenzen, Kontrollen, Verantwortlichkeiten, Eskalationsstufen
bei der Verdachtsfallbearbeitung sowie Kommunikationswegen unerlässlich.
2 Arbeitsanweisungen und Kontrolle der Geschäftsprozesse
Die Geschäftsleitung des Instituts/Unternehmens hat sicherzustellen, dass die Geschäftsaktivitäten auf der Grundlage von Organisationsrichtlinien betrieben werden.
Für die Einhaltung der Finanzsanktionen müssen für die Compliance-Funktion und ggf. dezentral für einzelne Bereiche wie bspw. Zahlungsverkehr, Kundenannahme, Dokumentengeschäft Handbücher, schriftlich fixierte Arbeitsanweisungen oder Arbeitsablaufbeschreibungen vorhanden sein.
Der angemessene Detaillierungsgrad der Organisationsrichtlinien hängt von Art, Umfang, Komplexität und Risikogehalt der Geschäftsaktivitäten ab.
Die schriftlich fixierten Arbeitsanweisungen müssen den betroffenen Beschäftigten in geeigneter Weise
bekanntgemacht werden. Es ist sicherzustellen, dass sie den Beschäftigten in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung stehen. Die Beschäftigten sind regelmäßig zu schulen.
Die Handbücher und Arbeitsanweisungen sind bei Veränderungen der Aktivitäten und Prozesse zeitnah
anzupassen.
In jedem Geschäftsbereich eines Instituts/Unternehmens ist sicherzustellen, dass die Vorgaben in den Handbüchern und Arbeitsanweisungen zur Einhaltung der Finanzsanktionen erfüllt werden. Hierfür sind angemessene Kontrollen der Geschäftsprozesse einzurichten. Dies ist organisatorisch sicherzustellen.
3 Compliance-Funktion und Berichtswesen
Die Compliance-Funktion hat auf die Implementierung wirksamer Verfahren zur Einhaltung der Finanzsanktionen und entsprechender Kontrollen hinzuwirken und diese Kontrollen zu überwachen. Die Compliance-Funktion sollte die Geschäftsleitung insbesondere hinsichtlich der Umsetzung der grundlegenden rechtlichen Regelungen unterstützen und beraten.
Compliance-Beauftragte sollten im Hinblick auf die Einhaltung der Finanzsanktionen regelmäßig an die Geschäftsleitung Bericht erstatten. Wesentliche Informationen im Hinblick auf Finanzsanktionen sind unverzüglich an die Geschäftsleitung weiterzuleiten
4 Prüfungen durch die Interne Revision
Die Aktivitäten und Prozesse des Unternehmens zur Einhaltung von Finanzsanktionen sind, auch wenn diese ausgelagert sind, in angemessenen Abständen, grundsätzlich innerhalb von drei Jahren zu prüfen. Wenn besondere Risiken bestehen, ist jährlich zu prüfen. Bei unter Risikogesichtspunkten nicht wesentlichen Aktivitäten und Prozessen kann vom dreijährigen Turnus abgewichen werden. Die Risikoeinstufung der Aktivitäten und Prozesse ist regelmäßig zu überprüfen und entsprechend zu dokumentieren.
5 Dokumentation
Alle Kontrollen und Prozesse im Zusammenhang mit Finanzsanktionen sind zu dokumentieren. Die angefertigten Kontroll- und Überwachungsunterlagen einschließlich jener über die Bearbeitung von Verdachtsfällen (und die hierbei angewandten Entscheidungskriterien) sind systematisch, für sachkundige
Dritte nachvollziehbar abzufassen und entsprechend den jeweils einschlägigen gesetzlichen Regelungen
(z.B. § 147 der Abgabenordung, § 257 des Handelsgesetzbuches) aufzubewahren. Die Aktualität und
Vollständigkeit der Aktenführung ist sicherzustellen.
Sonderbeauftragter zur Überwachung der Einhaltung von Sanktionen in Unternehmen
Die Zentralstelle für Sanktionsdurchsetzung erhält die Möglichkeit zur Bestellung eines Sonderbeauftragten zur Überwachung der Einhaltung von Sanktionen, wenn eine juristische Person oder eine Personengesellschaft gegen Bereitstellungs- oder Verfügungsverbote verstößt oder verstoßen könnte.